Kanwil Kemenkum Jatim Fokus
Tingkatkan Tata Kelola Reformasi Birokrasi Melalui Pengawasan Kearsipan
Surabaya - Pemenuhan data dukung kearsipan menjadi fokus pengawasan tata kelola dan reformasi birokrasi dalam kegiatan pengawasan kearsipan yang dilaksanakan di Ruang Rapat Hayam Wuruk pada Senin (20/4). Kegiatan ini bertujuan memastikan kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan pelaksanaannya, sekaligus mendukung tata kelola organisasi yang akuntabel.
Kegiatan tersebut dihadiri oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum Meirina Saeksi serta diikuti oleh sembilan pejabat non manajerial, dengan paparan materi disampaikan oleh perwakilan Biro Umum 1.
Dalam pemaparannya, dijelaskan bahwa pengawasan kearsipan mencakup penilaian terhadap unit pengolah dan unit kearsipan, termasuk implementasi sistem elektronik melalui aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Namun, penggunaannya masih belum optimal karena sebagian unit kerja masih memanfaatkan aplikasi internal.
Selain itu, disampaikan bahwa pengelolaan arsip menjadi tanggung jawab bersama, khususnya di bawah Bagian Tata Usaha dan Umum, meskipun data dukung berasal dari berbagai divisi. Beberapa aspek penting dalam pengawasan meliputi kepatuhan terhadap kebijakan kearsipan, kepastian hukum dalam pengelolaan arsip, menjaga kepercayaan publik, serta mendukung reformasi birokrasi.
Proses pengawasan dilakukan melalui tahapan yang sistematis, mulai dari perencanaan program kerja, pelaksanaan instrumen, hingga pelaporan yang berorientasi pada perbaikan berkelanjutan. Metode pengawasan pun dilakukan secara langsung, berbasis dokumen, maupun secara daring, guna memastikan hasil yang komprehensif.
Dalam arahannya, Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum, Meirina Saeksi, menegaskan pentingnya kesiapan seluruh jajaran dalam memenuhi data dukung kearsipan secara akurat dan lengkap.
“Pemenuhan data dukung kearsipan harus dilakukan secara serius dan bertanggung jawab. Data yang disajikan harus valid karena akan menjadi dasar dalam penilaian pengawasan serta mencerminkan kualitas tata kelola organisasi,” ujar Meirina.
Ia juga mengingatkan bahwa kearsipan bukan sekadar administrasi, melainkan bagian penting dalam menjaga akuntabilitas dan kredibilitas organisasi.
Pada kesempatan yang lain, Kakanwil Kemenkum Jatim Haris Sukamto, menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib dan berstandar sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola pemerintahan.
“Pengelolaan kearsipan yang baik akan memberikan kepastian hukum serta mendukung pengambilan kebijakan yang tepat. Oleh karena itu, seluruh jajaran harus memastikan setiap dokumen dikelola dengan baik, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan,” ungkap Haris.
Haris juga menegaskan bahwa penguatan kearsipan merupakan bagian integral dari reformasi birokrasi yang berkelanjutan.
Kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan pemahaman serta kesiapan seluruh jajaran dalam menghadapi pengawasan kearsipan, sekaligus mendorong terwujudnya tata kelola arsip yang lebih tertib, transparan, dan akuntabel.
